Leitfaden zur Geldwäschebekämpfung für Krypto-Firmen

Datenschutz: ComplyAdvantage

Letzte Aktualisierung: 22.06.2021

Datenschutz

Dieser Datenschutzhinweis („Datenschutzhinweis“) beschreibt wie ComplyAdvantage personenbezogene Daten der Nutzer im Zusammenhang mit den von uns angebotenen Dienstleistungen erfasst und verarbeitet. Jene Daten, die von uns verarbeitet werden, unterscheiden sich je nach Ihren Interaktionen mit uns, wie dies nachfolgend im Detail beschrieben wird. Es werden außerdem bestimmte Rechte beschrieben, die Ihnen nach geltendem Recht zustehen, und wie Sie diese ausüben können.

Für die Zwecke dieses Datenschutzhinweises bedeuten „personenbezogene Daten“ Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare Person, wie z. B. deren Namen oder deren E-Mail-Adresse, und umfasst alle gleichwertigen Begriffe nach geltendem Datenschutzrecht. Jene personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, unterscheiden sich je nach Ihren Interaktionen mit uns, wie dies nachfolgend noch ausführlicher beschrieben wird.

Der Ausdruck „Nutzer“ (und „Sie“/„Ihr“) bezieht sich in dieser Datenschutzerklärung auf diejenige Person, die auf die Website von ComplyAdvantage zugreift, Produkte und Dienstleistungen von ComplyAdvantage-nutzt oder über die wir im Rahmen der Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen Informationen erfassen und verwenden. Wir bezeichnen unsere Produkte und Services, einschließlich der ComplyAdvantage-Website, zusammenfassend als unsere „Dienstleistungen“.

Wenn wir als Datenverantwortlicher bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten handeln, gelten die folgenden Punkte:

Angaben zum Datenverantwortlichen und Datenschutzbeauftragten hinsichtlich der Verarbeitung: Beim Datenverantwortlichen für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten handelt es sich um das Unternehmen IVXS UK Limited (welches unter dem Namen ComplyAdvantage handelt) (nachfolgend bezeichnet als „ComplyAdvantage“/„wir“/„uns“ bezeichnet) mit Geschäftssitz unter der Anschrift: 86-90, Paul Street, London EC2A 4NE und eingetragen beim Information Commissioner’s Office des Vereinigten Königreichs unter der Nummer ZA054290. Unser Datenschutzbeauftragter kann per E-Mail unter dpo@complyadvantage.com kontaktiert werden.

Unser Vertreter innerhalb der EU ist das Unternehmen IT Governance Europe Limited. Wenn Sie von Ihren Rechten gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) Gebrauch machen möchten oder Fragen zu Ihren Rechten oder zu allgemeinen Datenschutzangelegenheiten haben, senden Sie bitte zunächst eine E-Mail an dpo@complyadvantage.com.

Wenn Sie sich mit unserem EU-Vertreter in Verbindung setzen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an eurep@itgovernance.eu. Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie bei jeder Korrespondenz, die Sie an unseren EU-Vertreter senden, auch unseren Firmennamen angeben.

Übermittlungen außerhalb des EWR: Im Rahmen der Geschäftstätigkeit unseres Konzerns und zur Unterstützung bei der Verwaltung der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten übermitteln wir personenbezogene Daten von Nutzern außerhalb des EWR ausschließlich auf Grundlage angemessener Sicherheitsvorkehrungen, einschließlich gemäß den Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission und Musterklauseln, die von der Europäischen Kommission auf der Grundlage von Art. 26(4) der Richtlinie 95/46/EG genehmigt wurden.

Durch die Nutzung der Dienstleistungen von ComplyAdvantage bestätigen Sie, dass Sie den für Ihre Nutzung geltenden Nutzungsbedingungen zugestimmt haben, soweit dies gesetzlich zulässig ist, und dass Sie diesen Datenschutzhinweis gelesen und verstanden haben.

Ihre Rechte

Sie haben verschiedene Rechte und Wahlmöglichkeiten in Bezug auf die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns.
Sie können den Erhalt unserer Werbe-E-Mails jederzeit abbestellen, indem Sie die in diesen E-Mails enthaltenen Anweisungen befolgen. Bitte beachten Sie, dass es jedoch bis zu 10 Tage dauern kann, bis wir Ihren Antrag bearbeitet haben, und dass Sie während dieser Zeit noch weiterhin Werbenachrichten von uns erhalten können. Wenn Sie sich gegen den Erhalt solcher Mitteilungen entscheiden, beachten Sie bitte, dass wir Ihnen weiterhin Mitteilungen ohne werblichen Inhalt (z. B. E-Mails im Zusammenhang mit unserer Geschäftsbeziehung oder über Änderungen unserer rechtlichen Bestimmungen) zusenden können.

Als betroffene Person, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten, haben Sie gemäß den Bestimmungen der Datenschutzgesetze, nach denen wir arbeiten, sieben potenzielle Rechte. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um absolute Rechte handelt und wir bei Bedarf alle verfügbaren Ausnahmen für diese Anforderungen geltend machen können. Diese Rechte sind jedoch nicht absolut und können eingeschränkt werden, beispielsweise, wenn die Erfüllung Ihres Ersuchens personenbezogene Daten von einer andere Person offenbaren würde oder falls Sie uns darum bitten, Informationen zu löschen, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind oder wir an deren Aufbewahrung ein zwingendes berechtigtes Interesse haben. Erforderlichenfalls können wir verfügbare Ausnahmen von diesen Anforderungen anwenden.

1. Das Recht auf Information – als für die Verarbeitung Verantwortlicher (Datenverantwortlicher) müssen wir Ihnen mitteilen, welche Tätigkeiten wir im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausüben. Diese Informationen erhalten Sie in dieser Datenschutzerklärung und allen anderen Mitteilungen oder Korrespondenzen, die wir Ihnen zusenden oder anderweitig zur Verfügung stellen.

2. Das Recht auf Auskunft – als betroffene Person können Sie unentgeltlich Kopien Ihrer personenbezogenen Daten anfordern, die wir verarbeiten, es sei denn, Ihre Anfrage wäre mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden oder es kann eine gültige Ausnahme geltend gemacht werden. Wenn Ihre Anfrage angenommen wird, stellen wir Ihnen Kopien jener Daten zur Verfügung und informieren Sie über Folgendes:
a. Zweck der Verarbeitung;
b. die jeweiligen Kategorien von personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten;
c. an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben;
d. jenen Zeitraum, in dem wir Ihre personenbezogenen Daten zukünftig verarbeiten werden;
e. ob wir die personenbezogenen Daten aus anderen Quellen als direkt von Ihnen erhalten haben.

3. Das Recht auf Berichtigung – Sie können verlangen, dass wir jene Daten, die Sie für unrichtig oder unvollständig halten, berichtigen oder vervollständigen. Sie können dieses Recht zusätzlich zum Recht auf Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Dieses Recht wird von uns gewährt, wenn es sich bei uns um die ursprüngliche Datenquelle handelt und wenn die Daten nicht eine Darstellung widerspiegeln, die zum ursprünglichen Zeitpunkt der Datenerstellung als korrekt angesehen wurde, z. B. Medieninformationen. Im Rahmen unserer Dienstleistungen bieten wir unseren Kunden verschiedene Datensätze, die frei zur Verfügung gestellt wurden. Da wir nicht die ursprünglichen Ersteller jener Daten sind, müssen Sie Ihre diesbezügliche Anfrage möglicherweise an den Datenverantwortlichen richten.

4. Das Recht auf Löschung – Möglicherweise gibt es eine zwingende Rechtsgrundlage oder einen berechtigten Grund für uns, um Ihre personenbezogenen Daten weiter zu verarbeiten. Wenn wir jedoch hierfür keine gültige gesetzliche Grundlage haben, können Sie die Löschung Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

5. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen. Dieses Recht kann ausgeübt werden, wenn Sie die Richtigkeit jener Daten bestreiten, wenn Sie geltend machen, dass die Verarbeitung für uns rechtswidrig ist, wenn wir die Daten außer für rechtliche Zwecke nicht mehr länger benötigen oder wenn eine anhängige Entscheidung über ein Widerspruchsrecht vorliegt.

6. Das Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie können von uns verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in einem standardmäßigen, maschinenlesbaren Format an einen anderen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter übermitteln. Dieses Recht steht Ihnen zu, wenn unsere Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf der gesetzlichen Grundlage einer Einwilligung beruht, wenn wir automatisierte Verfahren zur Verarbeitung jener Daten einsetzen und wenn die Daten zur Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung mit Ihnen verarbeitet werden.

7. Das Recht auf Widerspruch – Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen, wenn die Verarbeitung unter folgenden Umständen erfolgt:
a. Die Verarbeitung umfasst die automatische Entscheidungsfindung und Profilerstellung.
b. Die Verarbeitung dient Marketingzwecken.
c. Die Verarbeitung beruht auf der rechtmäßigen Grundlage des berechtigten Interesses (ohne Ausnahmen).
d. Die Verarbeitung erfolgt für die Zwecke wissenschaftlicher Forschung oder geschichtlicher Recherchen.

Die effektivste Art und Weise zur Ausübung Ihrer Rechte ist in den meisten Fällen das Senden einer E-Mail an unsere eigens dafür eingerichtete E-Mail-Adresse subjectaccess@complyadvantage.com. Gegebenenfalls werden wir Sie um zwei gültige Identitätsnachweise bitten, um sicherzustellen, dass Ihre Rechte auch wirklich geschützt sind.

Wenn Sie in Kalifornien ansässig sind, lesen Sie bitte unsere ergänzenden Datenschutzhinweise für Kalifornien.

Falls Sie Bedenken haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten, dann haben Sie auch das Recht, eine Beschwerde bei unserer Datenschutzbehörde einzureichen, dem Information Commissioner’s Office des Vereinigten Königreichs. Sie können sich mit Ihrem Anliegen jedoch auch gerne direkt an uns wenden und wir werden versuchen, Ihre Bedenken auszuräumen und diesbezüglich eine entsprechende Lösung zu finden.

https://ico.org.uk/global/contact-us/.

Erfassung und Verwendung von Daten

Jene Daten, die wir erfassen, und die Art und Weise, wie wir sie verwenden, variieren entsprechend den folgenden Anwendungsfällen (Bitte klicken Sie auf die jeweiligen Überschriften, um die entsprechenden Abschnitte der Richtlinie anzuzeigen):

  • Besucher von ComplyAdvantage.com
  • Wenn Sie uns durch das Ausfüllen von Formularen Informationen zur Verfügung stellen
  • Bewerber für Arbeitsstellen bei ComplyAdvantage
  • Unsere Daten zur Geldwäschebekämpfung, im Hinblick auf Sanktionen und aus nachteiligen Medienberichten
  • Geschäftskontakte
  • Informationen, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen sammeln

Besucher von ComplyAdvantage.com

Wenn Sie diese Website besuchen

Was wir im Einzelnen erfassen: Daten darüber, wie Sie die Website nutzen:

Die von Ihnen besuchten Seiten, die Art Ihres Besuchs (Browserversion, Zeitzone, Betriebssystem, usw.), die Dauer Ihres Besuchs und der Seitenaufrufe, die Häufigkeit Ihrer Besuche und Informationen darüber, wie Sie auf der Website navigieren.

Daten, die Sie identifizieren:

Ihre IP-Adresse sowie eindeutige, mit Cookies verknüpfte Kennungen.

 

Was wir mit Ihren Daten machen: Optimierung der Website:

Analyse der erfassten Daten zur Aktualisierung von Inhalt und Layout unserer Website, um die Relevanz für die Besucher zu verbessern.

 

Unsere Grundlage für die Verarbeitung dieser Daten: Legitimes Interesse:

Nutzung von Erkenntnissen aus dem Besucherverhalten zur Verbesserung der Art und Weise, wie wir unsere Dienstleistungen vermarkten.

 

Wie lange wir diese Daten speichern: Die Aufbewahrungsfristen für die Daten werden durch die jeweiligen Ablaufzeiten der Cookies bestimmt.

 

Empfänger der Daten Innerhalb der Unternehmen des ComplyAdvantage-Konzerns:

  • Personenbezogene Daten stehen unseren globalen Marketing-Teams und anderen ComplyAdvantage-Mitarbeitern zur Verfügung, die zu den vorstehend genannten Zwecken auf jene Daten zugreifen müssen.

Außerhalb von ComplyAdvantage:

  • CRM- und Marketing-Automatisierungsanbieter
  • Anbieter von Web-Analytics

 

Wenn Sie uns Informationen zur Verfügung stellen, indem Sie Formulare ausfüllen (auch auf Plattformen von externen Anbietern), sich für E-Mail-Updates anmelden, sich für von uns veranstaltete Events registrieren oder falls Sie Demos anfordern.

Was wir mit Ihren Daten machen: Wir verwenden diese Informationen, um Sie zu dem im Formular angegebenen Zweck und in Übereinstimmung mit den von Ihnen angegebenen Marketingpräferenzen zu kontaktieren.

Diese Informationen werden in unsere Kontaktdatenbank aufgenommen und dort verwaltet. Ein Mitarbeiter unseres Vertriebsteams kann sich mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn wir aufgrund Ihrer Angaben feststellen, dass Sie an unseren Dienstleistungen möglicherweise interessiert sein könnten. Wir analysieren die Daten unserer Kontaktdatenbank, um zu verstehen, zu verfolgen und zu verbessern, wie wir unsere Dienstleistungen vermarkten und verkaufen.

Unsere Grundlage für die Verarbeitung jener Daten: Ergreifen von Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin, bevor wir einen Vertrag abschließen:

Wenn Sie uns bitten, Sie zu kontaktieren, um Ihnen zusätzliche Informationen über unsere Dienstleistungen zukommen zu lassen, werden wir Ihre Daten verarbeiten und Sie auf dieser Grundlage kontaktieren.

Berechtigtes Interesse:

Wir werden Ihnen unsere E-Mail-Newsletters zusenden, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Übermittlung von Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen notwendig sind (es sei denn, Sie haben sich abgemeldet). Wir werden ebenfalls Informationen speichern und analysieren, die wir aus unseren Interaktionen mit Ihnen gewonnen haben, um die Art und Weise, wie wir unsere Dienstleistungen anbieten und vermarkten, besser zu verstehen, nachzuverfolgen und zu verbessern.

Wir bewahren Aufzeichnungen über Ihre Marketingpräferenzen auf, um unsere kontinuierliche Einhaltung der Datenschutzgesetze nachweisen zu können.

Einwilligung

Wir werden Sie möglicherweise um Ihre Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bitten, z. B. um Ihnen Marketingmitteilungen zu senden, wenn Sie sich für den Erhalt eines unserer Branchenberichte anmelden. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie sich über den automatisierten Abmelde-Button in unseren E-Mails abmelden oder diesbezüglich eine E-Mail an dpo@complyadvantage.com senden.

Wie lange wir die Daten speichern: E-Mail-Newsletter:

Wir behalten Ihre Daten auf dieser Liste, bis Sie sich endgültig abmelden. Dann verschieben wir Ihre Daten in eine Abmeldeliste, um sicherzustellen, dass wir Ihnen in Zukunft keine Marketing-E-Mails aus anderen Quellen mehr zukommen lassen.

Verkaufsprozess:

Wir speichern Daten in Verbindung mit unseren Verkaufsprozessen mit Ihnen für einen Zeitraum von bis zu fünf Jahren, nachdem wir festgestellt haben, dass keine weiteren Verkaufsaktivitäten stattfinden werden. Wir haben uns für diesen Zeitraum entschieden, da Serviceverträge in unserer Branche oft fünf Jahre andauern, sodass sich während des Aufbewahrungszeitraums neue Gelegenheiten ergeben können.

Allgemein:

Wir bewahren historische Daten, die sich auf von Ihnen angegebene Marketingpräferenzen oder sonstige Grundlagen für die Verarbeitung beziehen, die in der Zwischenzeit hinfällig geworden sind, für einen Zeitraum von sechs Jahren auf, gerechnet ab jenem Datum, an dem die Grundlage für die Verarbeitung hinfällig geworden ist.

 

Empfänger der Daten: Innerhalb von ComplyAdvantage:

Personenbezogene Daten stehen unseren Marketing- und Vertriebsmitarbeitern sowie unseren Kundenerfolgsteams und anderen Teams zur Verfügung, sofern dies zur Erfüllung der vorstehend genannten Zwecke erforderlich ist.

Außerhalb von ComplyAdvantage:

Unsere Cloud-Storage-Anbieter, Kundendatenbank und Marketinganbieter

 

Stellenbewerber

Einstellungsinformationen, die Sie uns zur Verfügung stellen

Wie wir Ihre Daten verwenden: Wir verwenden Ihre Daten, um:

  • Sie im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung kontaktieren zu können
  • Ihre Eignung für künftige Stellenangebote zu beurteilen
  • Ihre Eignung für jene Arbeitsstelle zu beurteilen, auf die Sie sich beworben haben
  • die Auswirkungen unseres Programms für Diversität und Inklusion zu überwachen und Verbesserungen vorzunehmen
Unsere Grundlage für die Verarbeitung jener Daten: Ergreifung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin, bevor wir einen Vertrag abschließen:

Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten als Antwort auf eine von uns ausgeschriebene Arbeitsstelle übermitteln, müssen wir diese Daten verarbeiten, um Ihre Bewerbung prüfen zu können.

Berechtigtes Interesse:

Wir möchten das bestmögliche Team zusammenstellen und führen diese Verarbeitung als Teil des Einstellungsprozesses durch, der dies ermöglicht.

Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung:

Bei jenen Arbeitsstellen, bei denen wir eine Arbeitsmarktprüfung (Labour Market Test) durchführen, um ein Visum beantragen zu können, und anschließend jemanden einstellen, der auf dieser Grundlage ein Visum benötigt, speichern wir die Daten von nicht erfolgreicher Bewerber als Teil der damit verbundenen Aufzeichnungspflichten.

Einwilligung:

Wenn Sie freiwillig Daten zur Verfügung gestellt haben, gehen wir davon aus, dass Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Diese kann jederzeit widerrufen werden (z. B. Informationen in Bezug auf Rasse oder ethnischer Zugehörigkeit).

Wie lange wir die Daten speichern: Im Allgemeinen:

Ihre Daten werden in unserem Bewerber-Tracking-System bis zu 24 Monate lang gespeichert, nachdem Sie benachrichtigt wurden, dass Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war. Die Daten erfolgreicher Bewerber unterliegen unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter.

Gesetzliche Aufbewahrung:

Wenn wir jemanden einstellen, der einer Arbeitsmarktprüfung (Labour Market Test) für eine bestimmte Arbeitsstelle unterliegt, für die Sie sich beworben haben, bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten bis zum Ablauf der geltenden Aufbewahrungspflicht auf (derzeit ein Jahr nach dem Ende unseres Sponsorings für das jeweilige Visum).

 

Empfänger von Daten Innerhalb von ComplyAdvantage:

Personenbezogene Daten werden für die Einstellungs- und Rekrutierungsteams verfügbar sein.

Außerhalb von ComplyAdvantage:

  • Unser Bewerber-Nachverfolgungssystem
  • Anbieter von Eignungstestsystemen, die im Rahmen des Einstellungsprozesses verwendet werden
  • Externe Anbieter von Hintergrundüberprüfungen
  • Personalvermittlungsagenturen

 

Erfasste einstellungsbezogene Daten

Was wir erfassen
  • Öffentlich zugängliche Informationen, die für Ihre potenzielle Eignung zur Zusammenarbeit mit ComplyAdvantage von Relevanz sind
  • Jegliche Informationen, die uns von anderen Personen über Sie zur Verfügung gestellt wurden.
  • Rückmeldungen aus Vorstellungsgesprächen und Beurteilungen.

 

Wie wir Ihre Daten verwenden: Wir verwenden Ihre Daten, um:

  • Sie im Zusammenhang mit aktuellen Stellenangeboten zu kontaktieren
  • Ihre Eignung für bestimmte freien Arbeitsstellen beurteilen zu können

 

Unsere Grundlage für die Verarbeitung jener Daten: Berechtigtes Interesse:

  • Beurteilung des aktuellen Arbeitsmarktes sowie Ihrer Eignung im Hinblick auf verfügbare Arbeitsstellen.
  • Aufbewahrung als Referenz, falls Sie innerhalb der Aufbewahrungsfrist weitere Bewerbungen einreichen sollten.

Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung:

Wenn Sie aktiv an unserem Einstellungsverfahren für Arbeitsstellen beteiligt sind, bei denen wir eine Arbeitsmarktprüfung durchführen und anschließend jemanden einstellen, der ein Sponsorship-Visum benötigen, bewahren wir die Informationen über abgelehnte Bewerber als Teil der damit verbundenen Aufbewahrungspflichten auf.

Wie lange wir die Daten speichern: Ihre Daten werden in unserem Bewerber-Tracking-System bis zu 24 Monate lang gespeichert, nachdem Ihnen mitgeteilt wurde, dass Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war oder dass die Daten den für uns geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, falls dies für die Einhaltung des Einwanderungsrechts erforderlich ist.
Empfänger von Daten: Innerhalb von ComplyAdvantage:

  • Personenbezogene Daten sind für das Einstellungsteam und unsere Personalverantwortlichen verfügbar.

Außerhalb von ComplyAdvantage:

  • Unser Bewerber-Nachverfolgungssystem
  • Anbieter von Eignungstestsystemen, die im Rahmen des Einstellungsprozesses verwendet werden
  • Unsere Cloud-Storage-Systeme
  • Externe Personalvermittler, mit denen Sie im Rahmen des Einstellungsprozesses zu tun hatten
  • Regierungs- und Rechtsdienstleister, die im Rahmen des Visumantragsverfahren beteiligt sind
  • Externe Anbieter von Hintergrundprüfungen

 

Unsere Daten zur Geldwäschebekämpfung, im Hinblick auf Sanktionen und aus nachteiligen Medienberichten

Was wir im Einzelnen erfassen Sanktionen, Warnungen, Eignung und Redlichkeit

Informationen im Zusammenhang mit öffentlich zugänglichen staatlichen Listen, die Sanktionen, die Verhinderung und Aufdeckung von rechtswidrigen Handlungen und sonstige Schutzfunktionen abdecken. Hierzu gehören im Allgemeinen der vollständige Name, das Geburtsjahr oder -datum, die Staatsangehörigkeit, die Gründe für das Erscheinen auf der Liste sowie jener Zeitraum, für den die betroffene Person auf der Liste steht, was jedoch von den in der Liste enthaltenen Informationen abhängt.

Politisch exponierte Personen (PEP)

Wir erheben öffentlich zugängliche Informationen über Personen in prominenten öffentlichen Positionen sowie über deren Familienmitglieder, engen Vertrauten und Geschäftsinteressen. Name, Geburtsdatum bzw. Geburtsjahr, Position(en) oder Verbindung(en), die unserer Meinung nach zu einer PEP-Einstufung führen könnten, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz und Dienstzeit, Fotos (falls verfügbar) sowie jener Zeitraum, in dem diese Einstufung aktiv gewesen wäre (z.B. Daten des aktiven Dienstes).

Negative Informationen in Medien

Wir sammeln Links zu öffentlich zugänglichen Nachrichtenartikeln, bei denen unsere Systeme feststellen können, falls Personen im Zusammenhang mit Finanzkriminalität, Terrorismusfinanzierung, sonstigen relevanten rechtswidrigen Handlungen, unangemessenem Verhalten, Unehrlichkeit, usw. genannt werden. Wir extrahieren aus diesen Artikeln zudem Informationen über das Alter, um das ungefähre Geburtsjahr zu ermitteln.

Informationen aus Unternehmensregistern

Wir erheben Daten aus öffentlich zugänglichen Unternehmensregistern oder von Dritten, die sich auf den Aktienbesitz und die Verwaltungsratsmandate (oder vergleichbare Positionen) von Personen beziehen.

 

Was wir mit diesen Daten machen: Konsolidierte Profile:

Wir strukturieren die gesammelten Daten in Profilen, welche die vorstehend genannten Informationen zusammenfassen.

Weitergabe an Kunden:

Für den Fall, dass ein Kunde von uns nach einem bestimmten Namen in unserer Datenbank sucht, dann geben wir alle Profile, die den angegebenen Suchparametern entsprechen, an jenen Kunden weiter.

Geschäftspartner

Wir werden diese Daten auch an Geschäftspartner weitergeben, die diese an jene Kunden weiterverkaufen, die Tools zur Einhaltung von Sanktionen und Anti-Geldwäschegesetzen nutzen möchten.

 

Unsere Grundlage für die Verarbeitung jener Daten Berechtigtes Interesse:

Unsere bestehenden und potenziellen Kunden haben ein berechtigtes Interesse daran, Zugang zu qualitativ hochwertigen und einfach kontrollierbaren Daten jener Art zu erhalten, die wir verarbeiten, um die Einhaltung von Verpflichtungen in Bezug auf Sanktionen, Geldwäschebekämpfung, Kundenkenntnis und Terrorismusfinanzierung zu optimieren. Wir verfolgen außerdem unser eigenes berechtigtes Interesse an der Entwicklung und Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen zur Bedienung dieses Marktes.

 

Wie lange wir die Daten speichern: Anti-Geldwäsche-Datenbank:

Wir bewahren die Informationen in unseren Anti-Geldwäsche -Datenbanken auf unbestimmte Zeit auf.

Backups:

Wenn wir personenbezogene Daten aus dieser Datenbank entfernen (z.B. sobald wir feststellen, dass die Informationen nicht oder nicht mehr relevant sind), bleiben sie über einen Zeitraum von 30 Tagen in unseren Sicherungskopien gespeichert.

 

Empfänger von Daten:
  • Sonstige Datenverantwortliche, in deren Auftrag wir als verarbeitende Stelle jener Daten handeln, die nach gewissen Informationen suchen, die bestimmten Profilen entsprechen
  • Partner, die unsere Dienste an Datenverantwortliche weiterverkaufen, in deren Auftrag wir als Unterauftragsverarbeiter handeln
  • Mitarbeiter der ComplyAdvantage-Gruppe
  • Unsere Hosting- und Cloudspeicher-Anbieter
  • Anbieter, mit deren Hilfe wir die Genauigkeit und Leistung der Daten überwachen

 

Geschäftskontakte

Informationen, die wir von Ihnen erhalten (z.B. Visitenkarten, Korrespondenz während des Verkaufsprozesses)

Was wir im Einzelnen mit Ihren Daten machen: Ein Mitarbeiter unseres Vertriebsteams kann sich mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn wir durch Ihre Eingabe feststellen, dass Sie möglicherweise an unseren Produkten und Dienstleistungen interessiert sein könnten.

Diese Informationen werden – zusammen mit den Details unserer Interaktionen, einschließlich Telefonanrufe und Korrespondenz – zu unserem CRM-System hinzugefügt und dort verwaltet. Wir analysieren unsere CRM-Daten, um zu verstehen, zu verfolgen und zu verbessern, wie wir unsere Dienstleistungen vermarkten und verkaufen. Wir speichern einen Teil der Korrespondenz, um anderen Teammitarbeitern Präzedenzfälle und Beispiele zur Verfügung zu stellen, und fügen Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls unseren elektronischen Unterschrifts- und Abrechnungssystemen hinzu.

Wir können Telefongespräche mit Kunden und potenziellen Kunden aufzeichnen.

Unsere Grundlage für die Verarbeitung jener Daten: Durchführung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin vor dem Abschluss und zur Erfüllung eines Vertrages:

Wenn Sie uns bitten, Sie zu kontaktieren, um Ihnen weitere Informationen über unsere Dienstleistungen zukommen zu lassen, werden wir Ihre Daten verarbeiten und Sie auf dieser Grundlage kontaktieren.

Berechtigtes Interesse:

Wir speichern und analysieren Informationen aus unseren Interaktionen mit Ihnen, um zu verstehen, nachzuverfolgen und zu verbessern, wie wir unsere Dienstleistungen vermarkten und verkaufen.

Wir verarbeiten Daten im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und Vertragsabschlüssen, um die rechtlichen und finanziellen Elemente unseres Geschäfts zu erledigen.

Wir bewahren Aufzeichnungen über zustimmungsbasierte Bearbeitungen sowie sonstige Bearbeitungsvorgänge auf, um zu zeigen, dass die Datenschutzgesetze auch in der Vergangenheit von uns eingehalten wurden.

 

Wie lange wir die Daten speichern: E-Mail-Newsletter:

Wir behalten Ihre Daten solange auf dieser Liste, bis Sie sich abmelden. Dann verschieben wir Ihre Daten in eine Abmeldeliste, um sicherzustellen, dass wir Ihnen in Zukunft keine Marketing-E-Mails aus anderen Quellen zukommen lassen.

Verkaufsprozess:

Wir bewahren Informationen über unsere Verkaufsinteraktionen mit Ihnen für einen Zeitraum von bis zu fünf Jahre lang auf, nachdem wir festgestellt haben, dass wir für Sie nicht die geeigneten Verkäufer sind. Wir wenden diesen Zeitraum an, da Dienstleistungsverträge in unserer Branche häufig 3 bis 5 Jahre bestehen, so dass sich während des Aufbewahrungszeitraums dadurch eine neue Gelegenheit ergeben kann.

Allgemein:

Wir bewahren historische Daten, die sich auf eine von Ihnen erteilte Einwilligung oder auf sonstigen Grundlagen für die Verarbeitung beziehen, die jedoch in der Zwischenzeit ihre Gültigkeit verloren haben, für einen Zeitraum von sechs Jahren ab jenem Datum auf, an dem die Grundlage für die Verarbeitung nicht mehr bestand.

 

Empfänger von Daten: Innerhalb von ComplyAdvantage:

Personenbezogene Daten stehen unserem Marketing- und Vertriebspersonal sowie unseren Kundenerfolgsmitarbeiter und weiteren Teams zur Verfügung, soweit dies zur Erfüllung der vorstehend genannten Zwecke erforderlich ist.

Außerhalb von ComplyAdvantage:

Unsere Cloud-Storage-Anbieter, CRM-, Vertriebs- und Marketing-Automatisierungstools, Kundensupport-/Servicetools, Inkassodienstleister.

 

Informationen, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen sammeln

Was wir im Einzelnen erfassen:
  • Name, Kontaktdaten, berufliche Tätigkeit
  • Öffentlich zugängliche Informationen, die für Ihre Position in Ihrer Organisation von Relevanz sind, sowie Branchenveranstaltungen, an denen Sie teilnehmen.
  • Daten, die wir von Drittanbietern erwerben (mit den vorstehend genannten Daten)

 

Was wir mit Ihren Daten machen: Wir nutzen diese Daten zur Leadgenerierung und zur Durchführung von Marketingkampagnen.

Ein Mitarbeiter unseres Vertriebsteams kann sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um weitere Informationen über die Maßnahmen Ihrer Organisation zur Bekämpfung von Geldwäsche und zur Einhaltung von Sanktionen zu erhalten und um das potenzielle Interesse Ihrer Organisation an unseren Dienstleistungen zu ermitteln.

Diese Informationen werden – zusammen mit den Details unserer Interaktionen, einschließlich Telefonanrufe und Korrespondenz – in unsere Kontaktdatenbank aufgenommen und dort verwaltet. Wir analysieren die Daten unserer Kontaktdatenbank, um zu verstehen, zu verfolgen und zu verbessern, wie wir unsere Dienstleistungen vermarkten und verkaufen.

 

Unsere Grundlage für die Verarbeitung jener Daten: Durchführung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin, bevor wir einen Vertrag abschließen:

Falls Sie uns anschließend bitten sollten, Sie zu kontaktieren, um Ihnen weitere Informationen über unsere Dienstleistungen zukommen zu lassen, werden wir Ihre Daten verarbeiten und Sie auf dieser Grundlage kontaktieren.

Berechtigtes Interesse:

  • Identifizierung von Personen in Organisationen mit Bedarf an Software, die der von ComplyAdvantage angebotenen Software ähnlich ist.
  • Aufbewahrung als Referenz, falls Sie innerhalb des Aufbewahrungszeitraums weitere Bewerbungen einreichen sollten.
  • Wir speichern und analysieren Informationen aus unseren Interaktionen mit Ihnen, um zu verstehen, nachzuverfolgen und zu verbessern, wie wir unsere Dienstleistungen vermarkten und verkaufen.

 

Wie lange wir die Daten speichern: Verkaufsprozess:

Wir bewahren jene Informationen, die sich auf unsere Verkaufsinteraktionen mit Ihnen beziehen, für einen Zeitraum von bis zu fünf Jahren auf, nachdem wir festgestellt haben, dass wir nicht der geeignete Anbieter für Sie sind. Wir wenden diesen Zeitraum an, da Dienstleistungsverträge in unserer Branche häufig 3 bis 5 Jahre bestehen, so dass sich während des Aufbewahrungszeitraums eine neue Gelegenheit ergeben könnte.

Allgemeines:

Wir bewahren historische Daten, die sich auf eine von Ihnen erteilte Einwilligung oder auf sonstigen Grundlagen für die Verarbeitung beziehen, die jedoch in der Zwischenzeit ihre Gültigkeit verloren haben, für einen Zeitraum von sechs Jahren ab jenem Datum auf, an dem die Grundlage für die Verarbeitung nicht mehr bestand.

 

Empfänger von Daten Innerhalb von ComplyAdvantage:

Personenbezogene Daten stehen unserem Marketing- und Vertriebspersonal sowie unseren Kundenerfolgsmitarbeitern und anderen Teams zur Verfügung, sofern dies zur Erfüllung der vorstehend genannten Zwecke erforderlich ist.

Außerhalb von ComplyAdvantage:

Unsere Cloud-Storage-Anbieter, CRM-, Vertriebs- und Marketing-Automatisierungstools sowie Kundensupport-/Servicetools.

 

Lieferanteninformationen

Was wir mit Ihren Daten machen: Wir verwenden öffentlich zugängliche Kontaktinformationen, um Sie oder Ihren Arbeitgeber zu Dienstleistungen zu kontaktieren oder um selbst auf eine Anfrage zu antworten.

Wir können Telefongespräche mit Lieferanten und potenziellen Lieferanten aufzeichnen.

Wir können Ihnen Fragebögen oder Formulare zusenden, in denen wir Sie um weitere Informationen darüber bitten, wie Sie oder Ihr Arbeitgeber Dienstleistungen erbringen. Diese Informationen sollen uns dabei helfen, unser Lieferantenmanagement zu erleichtern und unseren Governance-Verpflichtungen nachzukommen.

Im Rahmen der Inanspruchnahme von Dienstleistungen von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber verarbeiten wir personenbezogene Daten von Mitarbeitern des Lieferanten, die zur Beurteilung der Eignung des Lieferanten oder zum Zwecke der Inanspruchnahme der Dienstleistungen erforderlich sind.

 

Unsere Grundlage für die Verarbeitung jener Daten: Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrages/die Durchführung von Maßnahmen vor dem Abschluss eines Vertrages erforderlich:

Wir verarbeiten Ihre Daten im Zuge der Prüfung, ob wir eine Lieferantenbeziehung mit Ihnen/Ihrem Arbeitgeber eingehen möchten, und anschließend um den Erhalt von Dienstleistungen von Lieferanten zu erleichtern, um unsere Lieferanten zu verwalten und zu überprüfen und um Rechnungen verarbeiten zu können.

Wie lange wir die Daten speichern: Wir speichern Daten über die Erbringung von Dienstleistungen für sechs Jahre ab jenem Datum, an dem der Vertrag über die Erbringung der Dienstleistungen beendet wurde.

 

Empfänger von Daten Innerhalb von ComplyAdvantage:

Personenbezogene Daten stehen Mitarbeitern zur Verfügung, sofern dies zur Erfüllung der vorstehend dargelegten Zwecke erforderlich ist.

Außerhalb von ComplyAdvantage:
• unsere Cloudspeicher-Anbieter,
• CRM,
• Finanz-Tools (beispielsweise zur Erstellung von Bestellungen),
• Drittanbieter von Online-Formularen,
• Ticketing-Systeme und
• Tools zur Datei- und Büroverwaltung.

 

 

Unternehmensübertragungen

Zusätzlich zu den vorstehend beschriebenen Umständen können wir personenbezogene Daten auch beispielsweise an ein anderes Unternehmen weitergeben, und zwar im Zusammenhang mit oder während der Verhandlungen über eine Fusion, eine Übernahme, eine Finanzierung, eine Umstrukturierung, einen Konkurs, den Verkauf aller oder eines Teils unserer Vermögenswerte oder bei Verlagerung von Dienstleistungen an einen anderen Anbieter.

Ihre personenbezogenen Daten können auch außerhalb des Vereinigten Königreichs verarbeitet werden. Wir übermitteln Ihre Daten jedoch nur dann, wenn dafür eine gesetzliche Grundlage vorhanden ist, die den Schutz Ihrer Daten gewährleistet.

Minderjährige

Unsere Dienstleistungen sind für Erwachsene vorgesehen, wobei wir nicht wissentlich möglicherweise auch personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren erfassen. Wenn Sie ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter sind und vermuten, dass Ihr Kind uns ohne Ihre Zustimmung personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte unter dpo@complyadvantage.com.

Links zu anderen Websites und Inhalten von Drittanbietern

Wir können Links zu Websites, Dienstleistungen und Anwendungen Dritter zur Verfügung stellen, die nicht von ComplyAdvantage betrieben oder kontrolliert werden. Dieser Datenschutzhinweis gilt nicht für die Datenschutzpraktiken jener Dritten. Die Tatsache, dass wir einen Link zu einer Website, einer Dienstleistung oder einer Anwendung bereitstellen, stellt keine Billigung, Genehmigung oder Darstellung unserer Zugehörigkeit zu dieser dritten Partei dar. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzrichtlinien jedes Drittanbieters zu prüfen, bevor Sie personenbezogene Daten an diesen Anbieter, bzw. über diesen Anbieter übermitteln.

Sicherheit

ComplyAdvantage verwendet allgemein anerkannte administrative, physische und technische Sicherheitsvorkehrungen, die wir für angemessen halten, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu schützen. Obwohl wir angemessene Anstrengungen unternehmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder Veränderung durch Dritte zu schützen, sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass die Übertragung von Informationen über das Internet und die elektronische Speicherung von Informationen immer mit einem gewissen Risiko verbunden sind. ComplyAdvantage kann und wird aufgrund dessen keine absolute Sicherheit garantieren.

Änderungen unseres Datenschutzhinweises

Wir behalten uns vor, diesen Datenschutzhinweis von Zeit zu Zeit zu ändern, um Änderungen unserer Praktiken oder der Gesetzgebung Rechnung zu tragen. Für den Fall, dass wir Änderungen vornehmen, werden wir die aktualisierten Datenschutzhinweise auf unserer Website veröffentlichen und angeben, wann sie zuletzt überarbeitet wurden. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um sich über unsere Praktiken zu informieren. Sollten wir wesentliche Änderungen vornehmen, dann können wir Sie zusätzlich benachrichtigen, beispielsweise indem wir eine Erklärung auf unserer Homepage veröffentlichen oder Ihnen eine E-Mail-Benachrichtigung senden, sofern wir Ihre E-Mail-Adresse gespeichert haben. Wenn Sie die Dienstleistungen nach Inkrafttreten der überarbeiteten Datenschutzhinweise weiterhin nutzen, bedeutet dies, dass Sie die aktuelle Version dieser Datenschutzhinweise gelesen und verstanden haben und ihnen zustimmen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Bei etwaigen Rückfragen, Beschwerden oder um Ihre Rechte als betroffene Person in Anspruch zu nehmen, wenden Sie sich bitte an unseren DSB unter dpo@complyadvantage.com.