Comment effectuer une vérification KYB (6 étapes)

La demande croissante de solutions KYB (Know Your Business) est motivée par plusieurs facteurs clés. Le premier est la montée en puissance des transactions numériques et en ligne, qui a considérablement élargi la portée et la complexité des relations commerciales. Le second est la multiplication des sociétés écrans créées pour dissimuler les structures de propriété, ce qui complique la vérification de l’identité réelle et de la légitimité des partenaires commerciaux.

Face au nombre grandissant de clients entreprises — des startups aux grandes organisations — les institutions financières doivent impérativement vérifier leur légitimité et évaluer les risques potentiels. Cette nécessité est renforcée par la mondialisation des marchés et les réglementations de plus en plus strictes. En mettant en œuvre l’outil de vérification KYB approprié, les entreprises renforcent leur gestion des risques, assurent leur conformité réglementaire et maintiennent l’intégrité de leurs relations commerciales.

Qu’est-ce que la vérification KYB ?

La vérification KYB désigne le processus entrepris par les établissements pour confirmer la légitimité d’une société avant d’établir une relation commerciale. Une fois l’entreprise intégrée, des contrôles de vérification KYB sont effectués périodiquement pour s’assurer que tout changement dans le profil de risque de l’entité est détecté. Les contrôles de vérification KYB aident essentiellement les entreprises à savoir avec qui elles font affaire et peuvent aider à déterminer le niveau approprié d’obligation de vigilanceraisonnable des fournisseurs qui doit être appliqué au compte du client.

Pourquoi la vérification KYB est-elle importante ?

Alors que les réglementations KYC (Know Your Customer) sont une obligation standard de lutte contre le blanchiment d’argent (LCB) aux États-Unis depuis l’adoption du US Patriot Act en 2001, la réglementation n’exigeait pas initialement que les établissements examinent l’identité des entreprises avec lesquelles ils avaient des relations. En 2016, le Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) a comblé cette lacune en établissant des règles KYB dans ses exigences d’obligation de vigilance raisonnable à l’égard des clients pour les institutions financières (la règle finale CDD). La règle finale a rendu la vérification KYB obligatoire pour les institutions financières établissant des partenariats B2B ou toute autre relation commerciale.

Étant une composante essentielle d’un cadre efficace de gestion des risques, les solutions KYB protègent non seulement les institutions financières et leurs clients, mais elles contribuent également à protéger l’intégrité du système financier. Voici d’autres avantages qui soulignent l’importance du contrôle KYB :

• Atténuation du risque d’intégration d’entreprises illégales ou illégitimes.
• Identification des structures de propriété.
• Augmentation de l’efficacité grâce à l’utilisation d’outils basés sur des API qui utilisent une notation dynamique des risques.
• Création d’une vue d’ensemble holistique du client.

6 étapes pour une vérification KYB efficace

En rationalisant les flux de travail, en centralisant les données de risque et en proposant un portail d’intégration convivial, notre solution KYB combinée avec Detected réduit les efforts manuels, accélère l’entrée en relation d’affaires et minimise les coûts opérationnels. Les établissements bénéficient ainsi d’une notation dynamique des risques, d’une surveillance continue et d’une réduction des faux positifs – favorisant la croissance des revenus tout en améliorant la conformité et l’expérience client.

Notre solution combinée permet aux établissements d’effectuer une vérification KYB efficace en six étapes.

1. Créer et valider un profil

La création d’un profil client est simple et rapide. Connectez-vous à la Compliance Operations Platform et saisissez les informations essentielles : nom de l’entreprise, ville et pays. La plateforme valide ensuite ces données via le réseau global de risque, fraude et conformité de Detected, présentant une liste de correspondances potentielles. Une fois l’entité correcte sélectionnée, le profil client est automatiquement enregistré pour les étapes suivantes.

2. Faciliter la saisie des informations client

Les clients accèdent à une interface personnalisée où ils peuvent s’authentifier par e-mail, télécharger des documents, remplir des questionnaires et déclarer les bénéficiaires effectifs ou les entités liées. Ce processus s’adapte selon la localisation, les exigences du produit et d’autres critères spécifiques. Une fois les informations complétées, le profil est automatiquement mis à jour dans la Plateforme.

3. Évaluer le score de risque automatisé

La plateforme analyse automatiquement le profil et génère un score de risque selon votre cadre d’évaluation personnalisé. Ce score intègre des facteurs clés : vérifications des personnes politiquement exposées (PPE), sanctions, médias défavorables, âge de l’entreprise, notations de crédit et origine des fonds – tous consultables dans la vue de gauche.

4. Effectuer des contrôles continus

La surveillance en temps réel actualise constamment le score de risque selon les nouvelles informations issues des contrôles, sanctions mondiales, listes de surveillance et bases de données des médias défavorables. Cette surveillance couvre l’entité et les individus associés, notamment les directeurs et bénéficiaires effectifs ultimes (UBO).

5. Demander des informations supplémentaires

Si nécessaire, votre équipe de conformité peut configurer des demandes personnalisées via la Plateforme. Les clients reçoivent alors une invitation automatique pour fournir des éléments spécifiques : questionnaires, justificatifs d’origine des fonds ou vérifications d’identité. La section ‘Portal Progress’ permet de suivre clairement l’avancement de l’intégration.

6. Mettre en œuvre un processus de révision personnalisé

La fonctionnalité de liste de contrôle, entièrement personnalisable, s’aligne sur vos processus internes et exigences réglementaires. Elle permet aux équipes de traiter méthodiquement chaque exigence.

Les équipes peuvent assigner des tâches, ajouter des commentaires et actualiser les statuts (À examiner, Réussi, Échoué). Cette personnalisation permet aux équipes de conformité d’optimiser leurs flux de travail tout en assurant un suivi précis du processus de révision.

Au terme des vérifications et révisions, vous prenez la décision d’intégrer ou non l’entité selon l’ensemble des informations recueillies auprès des sources de données et du client.

L’importance des vérifications KYB automatisées

Pour relever le défi de la conformité AML/KYB tout en préservant l’expérience client, le déploiement de solutions technologiques est essentiel. Ces solutions permettent d’automatiser la collecte et l’analyse de données provenant de diverses sources, tout en accélérant les mesures de vérification pour réduire les contraintes administratives.

• Efficacité : Les solutions KYB automatisées permettent aux entreprises de traiter davantage de vérifications en moins de temps, accélérant ainsi l’intégration des clients et la résolution des alertes.
• Précision : L’automatisation des processus permet aux entreprises de minimiser les erreurs humaines et de valider les données avec une grande précision, réduisant ainsi les risques d’erreurs de saisie.
• Évolutivité : Alors que les vérifications KYB manuelles peuvent s’avérer chronophages, particulièrement en période de forte activité, les solutions automatisées s’adaptent facilement à des volumes croissants sans compromettre leur efficacité.
• Conformité : Dans le choix d’un fournisseur KYB, les entreprises doivent s’assurer que leur solution automatisée respecte les réglementations en vigueur. Le système doit être connecté aux bases de données de conformité, aux listes de sanctions et aux cadres réglementaires pour garantir des contrôles basés sur des informations actualisées.
• Atténuation des risques : Les fonctionnalités KYB automatisées, comme la notation dynamique des risques, sont cruciales pour les entreprises souhaitant adopter une approche basée sur les risques lors de la prise de décisions d’intégration ou de réalisation d’une EDD.