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Tout ce que vous devez savoir sur la supervision des transactions [Guide des bonnes pratiques]

transaction monitoring best practice

Outil incontournable, la supervision des transactions fait partie des exigences des programmes de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB/FT) à travers le monde. Si elle est déployée de manière efficace, la supervision des transactions permet aux banques, aux établissements financiers et autres entités obligées de détecter, signaler et, au final, d’empêcher les criminels d’utiliser leurs services pour blanchir de l’argent.

Cependant, la supervision des transactions peut s’avérer une obligation de conformité difficile à mettre en œuvre. En effet, les entreprises doivent collecter et analyser de gros volumes de données sur leurs clients afin de repérer de manière rapide et précise d’éventuelles activités de blanchiment de capitaux. Dans la pratique, la supervision des transactions nécessite d’examiner les comptes des clients en s’appuyant sur toute une série d’indicateurs parmi lesquels :

  • Une fréquence ou un volume inhabituel de transactions
  • Des transactions avec des pays à haut risque
  • Des transactions avec des clients et des pays sanctionnés
  • Des transactions avec des personnes politiquement exposées (PPE)
  • Une couverture médiatique négative sur les clients

Exigeant en temps et en ressources, le processus de supervision des transactions peut souvent générer des faux positifs ou, pire encore, des faux négatifs s’il est mal appliqué. Le défi est d’autant plus grand que les entreprises doivent se conformer en permanence aux normes de supervision des transactions et s’adapter aux niveaux changeants de risque que représentent les clients, aux nouvelles menaces criminelles ainsi qu’à la nouvelle législation LCB/FT.

Sous peine de sanctions coûteuses en cas de non-conformité et pour veiller à ce que leur réponse LCB/FT soit efficace face à tout un arsenal de pratiques criminelles, il est important que les établissements concernés maîtrisent les bonnes pratiques en matière de supervision des transactions.

Bonnes pratiques pour la supervision des transactions

Un processus CDD et KYC efficace :

Le processus de suivi des transactions repose sur les informations sur les clients que les entreprises doivent collecter au cours du processus d’obligation de vigilance à l’égard de la clientèle (CDD) et de connaissance de ses clients (KYC). Ce processus CDD/KYC doit permettre de vérifier avec précision l’identité des clients lors de leur intégration et tout au long de la relation commerciale afin de créer des profils de risque pertinents. Plus le processus CDD est efficace, plus les établissements peuvent utiliser ces informations pour affiner les paramètres de supervision des transactions, repérer les anomalies sur l’activité du compte et, au final, déterminer si un client est impliqué dans une éventuelle activité de blanchiment de capitaux.

Priorisation et regroupement des risques :

La plupart des établissements utilisent un logiciel de supervision des transactions pour gérer les importants volumes de données nécessaires à l’analyse de l’activité des comptes de leurs clients. Cependant, lorsqu’il est déployé efficacement, un logiciel de supervision des transactions offre d’autres avantages spécifiques dans le cadre d’une approche fondée sur le risque LCB/FT recommandée par le GAFI, lequel exige des entreprises qu’elles adaptent leur réponse LCB/FT en fonction du niveau de risque auquel elles sont confrontées.

Au-delà des avantages que l’automatisation apporte en termes de précision et d’efficacité pour la gestion des données dans le cadre d’une stratégie basée sur le risque, un logiciel de supervision des transactions LCB intégrera peut-être une technologie intelligente pour regrouper les clients par niveau de risque. Les bonnes pratiques recommandent que les groupes de clients à haut risque soient soumis à des mesures de supervision accrues et que les groupes à faible risque fassent l’objet de mesures allégées. De même, les logiciels de supervision des transactions peuvent aider les établissements à gérer leurs priorités en matière de réglementation en configurant leur réponse LCB/FT selon les besoins de leur environnement local de conformité.

Profils des transactions

Outre la création de profils de risque précis, les établissements doivent également chercher à développer et à maintenir des profils de transaction pour mieux repérer les transactions inhabituelles. Ces profils de transaction doivent être spécifiques et tenir compte d’un ensemble complet de critères parmi lesquels les limites de paiement, la fréquence des paiements ainsi qu’une description des éléments et des montants escomptés. Il est possible d’utiliser des profils de transaction pour définir le risque de blanchiment d’argent en identifiant les activités avec des pays à haut risque, des PPE ou des personnes sanctionnées. Les profils de transaction doivent être associés aux dossiers des clients et, dans la mesure du possible, s’appuyer sur des documents pertinents.

Les établissements doivent tester régulièrement leurs profils de transaction dans le cadre de leur infrastructure LCB/FT en lançant des alertes sur leur système. Ces tests d’assurance qualité permettront d’identifier les faiblesses des systèmes de supervision des transactions et renforceront la capacité des équipes LCB à utiliser efficacement les profils de transactions.

Documentation et tenue de registres

Le processus de supervision des transactions se situe en amont de la soumission de déclarations d’activités suspectes (DAS) et permet de lancer des enquêtes criminelles. Compte tenu des éventuelles conséquences juridiques, les recommandations pour une supervision efficace des transactions LCB doivent imposer une documentation et une consignation efficaces de l’ensemble des activités de supervision interne.

En termes de documentation, les exigences doivent concerner tous les aspects des opérations supervisées, y compris les raisons pour lesquelles elles font l’objet d’un examen, les éléments spécifiques de transactions considérées comme suspectes ainsi que toute contribution supplémentaire parmi lesquelles des notes ou des recommandations du responsable Conformité de l’entreprise et de la Direction. La documentation et la tenue de registres visant à établir une traçabilité claire et exhaustive seront essentielles au processus juridique en cas d’enquête sur du blanchiment de capitaux.

Sensibilisation aux risques

La supervision des transactions, et plus généralement la lutte contre le blanchiment d’argent fondée sur le risque, repose sur la conscience du risque auquel les établissements sont confrontés. En conséquence, les bonnes pratiques invitent ces derniers à entretenir la sensibilisation au risque non seulement au sein de leurs équipes LCB, mais aussi à travers toute l’entreprise. Concrètement, cela peut nécessiter de dresser une liste de signaux d’alerte LCB pertinents concernant les clients et pour le secteur d’activité de l’établissement et aussi de faire du retour aux employés LCB qui traitent des transactions ou des caractéristiques transactionnelles plus complexes. La formation à la supervision des transactions doit également être prise en considération. Les établissements doivent définir un programme de formation axé sur les risques spécifiques auxquels ils sont confrontés ainsi qu’un calendrier de mise en œuvre de ce programme destiné aux employés.

Réévaluation des transactions antérieures

Lorsqu’un établissement détecte un risque de blanchiment, il doit s’efforcer de clarifier cette activité en s’appuyant sur autant d’informations contextuelles que possible. Par conséquent, les recommandations en matière de supervision des transactions LCB doivent notamment porter sur l’obligation de réévaluer les opérations antérieures et connexes lors de la détection d’une activité suspecte. L’examen de ces opérations antérieures à l’aide de nouvelles informations pertinentes peut révéler des caractéristiques de comportement qui restaient dissimulées ou, dans le cas d’opérations connexes, préciser toute l’étendue de l’activité suspecte. Enfin, ce type d’analyse a posteriori aide les établissements à mieux comprendre les méthodes actuelles et émergentes pour blanchir de l’argent.

Pour faciliter l’analyse de transactions antérieures et connexes, les bonnes pratiques suggèrent que les équipes LCB/FT aient un accès complet aux données antérieures. Concrètement, les établissements doivent donc abandonner une approche cloisonnée du stockage des données au profit d’une stratégie consolidée permettant à toutes les équipes de tous les services d’accéder aux informations dont elles ont besoin depuis une source centralisée afin d’accélérer des processus importants tels que la supervision des transactions.

Gouvernance

La supervision des transactions n’est utile aux établissements et efficace pour lutter contre le blanchiment de capitaux que si une gouvernance efficace gère et supervise les résultats du processus. Les responsables des établissements financiers doivent donc s’investir à tous les niveaux de l’infrastructure de supervision des transactions, depuis la phase de mise en œuvre jusqu’à la prise de contact avec les autorités financières, afin de résoudre les problèmes et de garantir un processus aussi fluide et cohérent que possible.

Dans la pratique, ces mêmes responsables doivent inspecter les politiques et processus de supervision des transactions mis en place par l’entreprise, définir des canaux de communication clairs et veiller à ce que les employés chargés de la lutte LCB/FT disposent des ressources et de l’expertise requises pour faire leur travail. De plus, ces responsables doivent déployer des systèmes de reporting efficaces pour s’assurer que les déclarations d’activités suspectes seront bien communiquées aux autorités compétentes, le tout de manière pertinente et ponctuelle.

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