Qu'est-ce que l’entrée en relation d’affaires avec les clients dans le cadre de la LCB ?

Lorsque l’équipe Conformité conçoit un parcours d’entrée en relation d’affaires avec les clients, l’établissement doit trouver un équilibre entre ses obligations réglementaires, son budget, ses ressources et les exigences en matière de service client. 

Pour ce faire, un établissement doit être conscient de ses responsabilités lors de l’entrée en relation d’affaires et maîtriser les outils technologiques disponibles pour améliorer le processus dans le cadre de son programme général de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB-FT).

En quoi consiste l’entrée en relation d’affaires dans le cadre de la LCB ?

Dans le contexte de la LCB, l’entrée en relation d’affaires est la première étape vers une relation avec le client au cours de laquelle les établissements financiers et autres entités réglementées doivent collecter toute une série d’informations importantes sur leurs clients dans le cadre de l’obligation de vigilance raisonnable (CDD) et de la connaissance du client (KYC). Ces précieuses informations permettront de s’assurer que les clients sont bien ceux qu’ils prétendent être et qu’ils sont sincères quant à la nature de leurs activités.

Les éléments clés de l’entrée en relation d’affaires dans le cadre de la LCB

En matière de LCB, un processus efficace d’entrée en relation d’affaires implique :

• La vérification de l’identité : Les établissements doivent avoir la confirmation de l’identité de clients potentiels en se faisant remettre des documents contenant des informations majeures, telles que le nom, l’adresse, la date de naissance et le numéro de sécurité sociale du futur client. 
• L’obligation de vigilance raisonnable à l’égard du client : Après avoir effectué les vérifications nécessaires en matière d’identité, les établissements doivent évaluer le niveau de risque en vérifiant l’origine des fonds (SOF) et la source de la richesse (SOW) du client, en identifiant le bénéficiaire effectif ultime (UBO) et en opérant un filtrage par rapport aux listes de personnes politiquement exposées (PPE), aux listes de sanctions et de surveillance, aux juridictions à haut risque et aux archives judiciaires des personnes impliquées dans des affaires de pots-de-vin ou de corruption. Si le profil de risque d’un client exige des vérifications supplémentaires avant d’établir une relation d’affaires, les établissements peuvent passer à une vigilance accrue (EDD). 
• Tenue des registres : Toutes les données collectées dans le cadre des processus de KYC et de CDD doivent être conservées conformément aux exigences de la réglementation locale. Ainsi, au Royaume-Uni, elles doivent être conservées pendant cinq ans après la fin de la relation d’affaires.
• Signalement : Tout signal d’alerte en lien avec du blanchiment d’argent ou du financement du terrorisme doit être signalé, d’abord en interne, puis, si nécessaire, aux autorités compétentes via le responsable de la conformité LCB ou l’équipe LCB.

Les réglementations LCB pour l’entrée en relation d’affaires avec les clients

Comme la lutte contre le blanchiment en règle générale, l’entrée en relation d’affaires est fortement conditionnée par la réglementation, ce qui oblige à s’informer sur la législation locale. Voici un bref aperçu des principales exigences réglementaires en vigueur dans certaines juridictions. 

• Royaume-Uni : Au Royaume-Uni, la loi sur les produits du crime (POCA) détermine les mesures LCB-FT et est encadrée par d’autres textes tels que la loi sur le terrorisme (Terrorism Act) et les règlementations sur le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et le transfert de fonds (informations sur le donneur d’ordre). Les établissements doivent mettre en place un programme de conformité LCB avec une obligation de vigilance à l’égard de la clientèle (CDD) et notamment le filtrage des médias défavorables, des PPE et des sanctions. 
• États-Unis : En vertu du Patriot Act, les établissements sont légalement tenus de vérifier l’identité de leurs clients et de tenir des registres à des fins d’identification permanente. Ils doivent aussi vérifier si les clients figurent sur la liste des ressortissants spécialement désignés (SDNL). En outre, la Loi sur le secret bancaire (BSA) stipule que les établissements doivent mettre en place un programme de conformité LCB, dont l’entrée en relation d’affaires est un élément crucial. 
• Union européenne : Le cadre LCB de l’UE est une série de directives anti-blanchiment (AMLD) dont la plus récente est la « nouvelle » sixième AMLD. Transposées dans la législation nationale des États membres de l’UE, les exigences de la directive AMLD en matière d’entrée en relation d’affaires comprennent la CDD et des mesures renforcées d’atténuation des risques dans les juridictions à haut risque. 

Quels types d’établissement doivent procéder à l’entrée en relation d’affaires dans le cadre de leur approche LCB-FT?

Tous les établissements soumis aux réglementations LCB doivent donc mettre en place un système d’entrée en relation d’affaires dans le cadre de la LCB. La liste exacte de ces établissements varie d’une juridiction à l’autre, mais en règle générale, il s’agit d’établissements financiers tels que :

• Les banques 
• Les coopératives de crédit
• Les sociétés opérant sur le marché des capitaux 
• Les sociétés de courtage
• Les assureurs
• Les fournisseurs de services d’actifs virtuels

En plus du secteur financier, d’autres établissements sont soumis à des contraintes réglementaires et doivent donc mettre en place un système d’entrée en relation d’affaires dans le cadre de la LCB. Il peut notamment s’agir : 

• Des casinos
• Des agents immobiliers et des agents de location
• Des cabinets d’experts-comptables
• Des négociants à forte valeur

Les défis de l’entrée en relation d’affaires avec les clients en matière de LCB

L’entrée en relation d’affaires avec les clients dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent est un processus vital pour les établissements soumis à la réglementation LCB, mais il n’est pas sans défis, dont les plus urgents sont notamment de : 

• Concilier le service à la clientèle et les exigences de la réglementation : Les réglementations LCB contraignantes imposant une approche rigoureuse et détaillée de l’entrée en relation d’affaires avec les clients, l’expérience et la satisfaction de ces derniers risquent d’être compromises. Trouver un juste milieu entre ces deux contraintes s’avère donc indispensable pour tout établissement.
• Suivre l’évolution de la réglementation : En plus d’avoir des conséquences potentiellement importantes sur le fonctionnement de l’établissement, les réglementations LCB sont actualisées assez régulièrement. Les méthodes de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme évoluant en permanence, il en va de même pour la législation destinée à protéger les établissements contre ces fléaux. Pour garantir en permanence leur conformité LCB, les établissements doivent donc suivre le rythme de ces changements.
• Déterminer les niveaux de risque des clients : L’évaluation des risques est un élément essentiel de l’entrée en relation d’affaires dans le cadre de la LCB. Cela exige cependant des vérifications précises, en particulier lorsqu’une obligation de vigilance accrue est jugée nécessaire. Filtrer les PPE, la couverture médiatique négative, les sanctions, les listes de surveillance, les archives judiciaires et les juridictions à haut risque peut prendre plus de temps qu’un établissement ne peut y consacrer s’il ne procède pas correctement.
• Maintenir l’expertise : Tout comme la conformité LCB de manière générale, le processus d’entrée en relation d’affaires exige des connaissances et une formation spécialisées. Les établissements procédant à une entrée en relation d’affaires dans le cadre de la LCB doivent veiller à recruter et à former des personnes et des équipes qui auront le niveau d’expertise adéquat. 

4 bonnes pratiques pour une entrée en relation d’affaires efficace en matière de LCB

Pour relever ces défis, certaines bonnes pratiques doivent être adoptées lors de l’entrée en relation d’affaires, ceci afin qu’un établissement puisse entamer une relation avec un nouveau client dans les meilleures conditions tout en se conformant à la réglementation LCB.

1. Adopter une approche fondée sur le risque : Étant donné la nécessité d’équilibrer les exigences LCB et les objectifs commerciaux, une approche fondée sur les risques permet de ne perdre ni temps ni ressources en raison de procédures d’entrée en relation d’affaires trop lourdes. Tenir compte des différents types de risques auxquels un établissement spécifique peut être confronté, déterminer le niveau adéquat de CDD à appliquer aux clients et adapter l’approche de l’entrée en relation d’affaires aux différentes juridictions et aux différents marchés sont autant d’exemples d’une approche fondée sur les risques. 
2. Réduire les points sensibles avec les clients : Des processus d’entrée en relation d’affaires inutilement compliqués, difficiles ou longs dans le cadre de la LCB risquent de nuire à la satisfaction des clients et d’empêcher un établissement de gagner de nouveaux clients. La vérification de l’identité doit être optimisée pour favoriser une entrée en relation d’affaires rapide et transparente, en demandant dans l’idéal aux clients de télécharger leurs documents sur une plateforme unique. 
3. Organiser la formation continue et des audits pour les équipes : Il est indispensable qu’un responsable de la conformité LCB se charge de concevoir et de superviser des procédures efficaces d’entrée en relation d’affaires avec les clients dans le cadre de la LCB, sans que cela soit pour autant la phase ultime pour relever les défis de l’entrée en relation d’affaires. Les différentes équipes d’un établissement doivent recevoir une formation continue pour se tenir informées des contraintes liées à la LCB et être bien armées pour appliquer les bonnes politiques lors de l’entrée en relation d’affaires. Outre la formation du personnel, les programmes d’entrée en relation d’affaires doivent faire l’objet d’audits réguliers pour identifier leurs faiblesses et apporter les améliorations nécessaires. 
4. Trouver une solution logicielle pour la LCB : S’appuyer sur des processus purement manuels n’est pas viable à long terme et augmente le risque d’erreurs. Afin de gérer le volume de données nécessaires pour une entrée en relation d’affaires efficace et la complexité croissante des réglementations LCB, des solutions logicielles très performantes ont été développées pour tirer parti de l’apprentissage automatique (IA) et rationaliser le processus. Trouver la bonne solution d’IA et l’associer à l’expertise humaine en termes de détection et de reporting LCB est désormais une étape cruciale pour tout établissement qui évalue ses procédures d’entrée en relation d’affaires avec la clientèle.

De l’importance d’automatiser l’entrée en relation d’affaires dans le cadre de la LCB

L’automatisation peut aider les établissements à trouver un précieux équilibre entre les exigences de conformité et les objectifs du service à la clientèle. Voici des avantages spécifiques fournis par l’automatisation :

• Performances en matière de conformité : Effectuée manuellement, la mise en conformité est un processus à la fois fastidieux, complexe et sujet à l’erreur humaine. L’automatisation permet d’améliorer la précision des procédures lors de l’entrée en relation d’affaires et peut être rapidement adaptée à l’évolution de la réglementation afin de maintenir la conformité.
• Rapidité et simplicité : Des processus de KYC et de CDD efficaces peuvent être coûteux et chronophages. Les automatiser à l’aide d’un logiciel de conformité LCB permet aux établissements financiers de gagner en rapidité et en efficacité car ce logiciel peut traiter de bien plus gros volumes de données qu’une équipe humaine.
• Amélioration du service à la clientèle : Des délais d’entrée en relation d’affaires raccourcis réduisent au minimum les tensions avec les clients et jettent les bases d’une relation solide entre un établissement et ses clients.
• Consignation et conservation des données : Le processus d’entrée en relation d’affaires impose de collecter un gros volume de données KYC/CDD qui seront ensuite être conservées à d’éventuelles fins de rapports ou d’audits. L’automatisation peut simplifier le mode de conservation et de consultation de ces données et donc accélérer les processus de conformité LCB. 
• Évolutivité : Au-delà de ses effets immédiats sur l’entrée en relation d’affaires dans le cadre de la LCB, un logiciel d’automatisation évoluera en même temps que l’activité de l’établissement et ne ralentira pas la croissance de ce dernier à cause des contraintes de conformité.

Solutions LCB-FT leaders du marché

Dans le cadre de la LCB, les établissements du secteur financier s’appuient sur les solutions ComplyAdvantage pour l’entrée en relation d’affaires avec leurs clients, ce qui leur permet d’allier les exigences de conformité avec la croissance de leur activité. Ces établissements bénéficient des atouts suivants : 

• Des algorithmes de rapprochement de pointe et fondés sur l’IA qui permettent aux établissements de filtrer rapidement les clients d’après différents facteurs d’évaluation des risques, qu’il s’agisse des listes de sanctions, de surveillance, de médias défavorables et de PPE ou des archives judiciaires.
• Une évaluation automatisée des risques et un accès pratique aux profils des clients depuis une interface unique, ce qui permet à l’équipe Conformité de prioriser les cas d’entrée en relation d’affaires et de se concentrer sur les clients affichant un niveau de risque potentiel plus élevé.
• La consignation de toutes les décisions relatives aux cas en un point unique et d’accès facile pour l’équipe Conformité qui sera ainsi préparée au mieux pour les audits récurrents.